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PRA技术在企业财务管理领域应用的条件

来源:牛小编 发布时间:2021-12-16 阅读人数:1488

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PRA技术是一种机器人流程自动化技术,适用于流程定义清晰、重复有规则的交易活动。在数字化信息化快速发展的大环境下,一部分简单重复有规律的财务工作将被PRA技术替代。

PRA技术最适用于定义清晰和极少例外情况下的重复、确定性流程,即应用于大量既定规则的交易活动,利用特定的软件算法,与多个应用程序交互,自动完成各类管理任务,进而在用户界面执行事务流程。一个RPA财务机器人成功运行,要考虑以下要素:

(一)工作流程是否标准化

财务机器人通过模仿人的行为,运用已有的用户接口来完成重复性流程,实际是按照既定规则的自动化,仅适用于规则明确、标准化程度高的流程。如接收票据、审核、从ERP系统下载数据到Excel表格;移动,筛选或者上传信息到指定区域等工作,都是基于标准化规则的操作。

在财务实操过程中,无论是资金管理、报销管理、税务管理、档案管理、固定资产管理,还是采购到付款、订单到收款、存货到成本、总账到报表、管控与合规,常见财务流程,都与RPA技术的应用条件高度匹配,符合财务机器人的适用标准。

(二)操作内容:数据是否大量重复

采用财务机器人处理业务需要投入一定的人力与资金,因此适用的流程必须是投入产出比合理的流程。首先,财务机器人应当被用于大容量数据的计算、核对、验证、审核判断等,这部分流程如果由人工操作,出错率和人力成本将会显著增加。

其次,流程应当具备重复性,必须有明确的、可被数字化的触发指令和输入,例如每日大量的交易核对和费用单据的审核,流程不得出现无法提前定义的例外情况。典型的财务共享服务中心常见流程里不少业务处理环节都具备高度的标准化、高度的重复性特点,符合财务机器人的适用标准,因此财务机器人在财务共享服务中心有着广阔的应用空间。

(三)操作运行是否跨越多个系统

当单个程序无法有效完成任务且工作内容跨越多个系统软件时,RPA技术在工作中的高效性才能充分体现。它能兼容不同的系统、软件,克服人为操作的局限性,自由地在不同的界面转换。通过模拟人员的阅读和操作方式,在不干扰、不改变现有企业计算机系统的情况下快速自动完成相关任务。

例如登录ERP系统,把实时销售收入信息从模块中导出来,上传到PPT模板中形成图表;或者把纸质的凭证发票、账册、合同的信息扫描到计算机里,识别为电子逻辑信息,然后自动去记账、出具报表。

(四)流程和IT设备是否稳定

在稳定的流程和IT系统中,财务机器人能快速响应任务要求,按设定的格式输出信息。财务机器人不适合被部署到经常变化的流程中去,频繁升级或者变更流程会导致RPA项目维护难度直线上升,导致数据容易出错,产生高额的变更设计费用,项目工期延期,用户信任度降低。

结语:作为企业的天然数据中心,财务部门可以汇聚、分析经营相关数据,帮助企业洞察市场,预测趋势,实现更加高效、科学、精准的决策。为了实现更大的价值,财务部门需要将基于规则、重复性强、耗时耗力的工作自动化,充分释放人力价值,让财务人员将更多精力投入到财务分析、预测等更具附加值的工作中去。RPA技术的应用可以为财务自动化转型插上翅膀,同时也能破除财务工作的困局,大幅提升企业的经营管理效率。

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